Інструкція про посвідчення

наказ Державної судової адміністрації України

11.10. 2012 р. № 123

Інструкція

про порядок оформлення, обліку, використання

та зберігання службовихпосвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів

1. Загальні положення

1.1. Інструкція про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі –Інструкція) визначає порядок  оформлення, видачі, обліку, зберігання, заміни та знищення посвідчень у місцевих та апеляційних судах, Державній судовій адміністрації України, її територіальних управліннях.

1.2. Посвідчення працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі – посвідчення) засвідчує займану посаду особи,якій його видано, пред’являється під час виконання службових обов’язків при вході в установленому порядку до приміщень органів державної влади, інших державних органів, їх структурних підрозділів.

1.3. Посвідчення дійсні протягом зазначеного у них строку. Посвідчення, які оформлені неналежним чином, з простроченим строком дії, помарками і підчищеннями вважаються недійсними.

1.4.Використанняпосвідченьсторонніми особами, їх купівля, продажчипідробказабороняється та тягне за собою відповідальністьзгідно з чиннимзаконодавствомУкраїни.

2. Порядок замовлення, виготовлення і заповнення посвідчень

2.1. Замовлення на виготовлення бланків посвідчень працівників апаратівмісцевих та апеляційних судів, керівників апаратів місцевих судів та їх заступників,керівників апаратів апеляційних судів та їх заступників здійснюють відповідно апарати місцевих та апеляційних судів, територіальні управління Державної судової адміністрації України, Державна судова адміністрація України.

2.2. Необхідна кількість бланків посвідчень визначається, виходячи зі штатної чисельностіпрацівників апаратів відповідних судів.

2.3. Бланки посвідчень виготовляються за встановленими зразками (додатки 1– 3).

2.4. Для отримання посвідчення працівник апарату суду подає до відповідної служби персоналуапарату суду, територіального управління Державної судової адміністрації України, центрального апарату Державної судової адміністрації України (далі – служба персоналу органу) дві кольорові фотокартки розміром 40 х 30 мм, виконані на світлому фоні, одна з яких вклеюється у бланк посвідчення, друга – у Картку обліку виданих посвідчень, яка зберігається у службі персоналу (додаток 4).

2.5. Службою персоналуоргану перевіряються особисті дані працівника, після чого заповнюється Картка обліку виданих посвідчень та виготовляється бланк посвідчення.

2.6. Записи у посвідченніздійснюються державною мовою напідставіособовоїсправипрацівника за допомогоюкомп’ютерноїтехніки, обладнаноїлазернимиабоструйнимидрукарськимипристроями, з використаннямоптимальнихшрифтів.

3. Порядок видачі посвідчень

3.1. Посвідчення видаються безкоштовно на підставі відповідного наказу про призначення, а в подальшому обмінюються при переведенніпрацівника на іншу посаду, зміні прізвища, імені чи по батькові, втраті посвідчення та в інших випадках.

За отримане посвідчення працівник розписується в Журналі видачі посвідчень(додаток 5).

3.2. Якщо посвідчення видається вперше, служба персоналу ознайомлює працівника з вимогами цієї Інструкції.

При отриманні нового посвідчення працівникзобов'язанийповернути раніше видане посвідчення до відповідної служби персоналу,якою воно було видане.

3.3. У разі звільнення або переведення на іншу посаду працівник зобов’язаний повернути раніше видане посвідчення до служби персоналу відповідногоапарату суду, територіального управління Державної судової адміністрації України або Державної судової адміністрації України,якою воно було видане.

На обхідному листі при поверненні посвідчення службою персоналу ставиться відмітка про його повернення.

3.4. Працівникам апаратів судів посвідчення видаються за підписом керівника апарату місцевого, апеляційного суду.

3.5. Керівникам апаратів місцевих судів та їх заступникам посвідчення видаються за підписом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України.

3.6. Керівникам апаратів апеляційних судів та їх заступникам посвідчення видаються за підписом Голови Державної судової адміністрації України.

4. Порядок оформлення, обліку та зберігання посвідчень

4.1. Облік надходження бланків посвідчень ведеться службою персоналувідповідногоапарату суду, територіального управління Державної судової адміністрації України, Державної судової адміністрації України у Журналі обліку отримання бланків посвідчень (додаток 6) як облік документів суворої звітності.

Журнал обліку отримання бланків посвідчень має бути пронумерованим, прошитим та зареєстрованим.

4.2.Обов'язки щодо оформлення, обліку, зберігання і видачі посвідчень покладаються напрацівника службиперосналу, про що зазначається в його посадовій інструкції (далі – відповідальна особа).

4.3. Після отримання бланків посвідчень у Журналі обліку отримання бланків посвідчень робиться запис про дату отримання, загальну кількість, звідки отримані (ким виготовлені) бланки, номер накладної про отримання, номери бланків, прізвище і підпис відповідальної особи.

4.4. Бланки посвідчень зберігаються окремо за порядком номерів.

4.5. Посвідчення, що підлягають знищенню,зберігаються в хронологічному порядку відповідно до реєстрації їх повернення у Журналі обліку отримання бланків посвідчень.

4.6. Облік видачі виготовлених посвідчень, а також пошкоджених, викрадених, втрачених та непридатних для використання посвідчень в апаратах місцевих, апеляційних судів, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України,Державної судової адміністрації України ведеться відповідальною особою служби персоналуу Журналі видачі посвідчень.

Щорічно, за станом на 1 лютого, служби персоналу апаратів місцевих, апеляційних судів, територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, Державної судової адміністрації України проводять перевірку наявності бланків посвідчень, їх відповідність обліковим даним за минулий рік.

Акти перевірки затверджуються керівником апарату відповідного суду (Головою Державної судової адміністрації України чи начальником територіального управління Державної судової адміністрації України).

5. Порядок оформлення втрати, заміни та знищення посвідчень

5.1. Особа, яка отримала посвідчення, несе персональну відповідальність за його збереження.

Передавати посвідчення іншим особам, надавати його в заставу та використовувати з метою, не пов’язаною зі службовою діяльністю, забороняється.

5.2. У разі втрати чи викрадення посвідчення працівник повинен негайно повідомити у письмовій формі із відповідними поясненнями про це керівника апарату відповідного суду (начальника територіального управління Державної судової адміністрації України), звернутися до органів внутрішніх справ за місцем втрати чи викрадення посвідчення та подати оголошення до місцевого засобу масової інформації про факт встановлення втрати чи викрадення посвідчення і визнання його недійсним.

5.3. За фактом втрати, псування, використання посвідчення працівником з метою, не пов’язаною зі службовою діяльністю, проводиться службове розслідування, за результатами якого до такого працівника в установленому порядку може бути застосовано дисциплінарне стягнення.

5.4. У разі пошкодження посвідчення та неможливості подальшого його використання працівник звертається до служби персоналуіз заявою про заміну такого посвідчення.

5.5. Замість втраченого, викраденого, пошкодженого або непридатного для використання посвідчення видається нове посвідчення з новим номером, що виготовляється у порядку, передбаченому розділом 2 цієїІнструкції.

5.6. Для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень створюєтьсякомісія у складі не менше трьохпрацівників відповідно апарату місцевого, апеляційного суду,Державної судової адміністрації України,територіального управління Державної судової адміністрації України.

5.7. Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень працівників апаратів місцевих, апеляційних судів проводиться комісією апарату відповідного суду.

Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень керівника апарату апеляційногосуду та його заступника проводитьсякомісією Державної судової адміністрації України.

Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень керівника апарату місцевого суду та його заступника проводитьсякомісією територіального управління Державної судової адміністрації України.

Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень проводиться комісією в складі не менше 3 (трьох)працівників.Склад комісії затверджується відповідним наказом.

Замовлення на виготовлення бланків посвідчень працівників апаратівмісцевих та апеляційних судів, керівників апаратів місцевих судів та їх заступників,керівників апаратів апеляційних судів та їх заступників здійснюють відповідно апарати місцевих та апеляційних судів, територіальні управління Державної судової адміністрації України, Державна судова адміністрація України.

5.8. Про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень складається акт, який затверджується керівником апарату відповідного суду (Головою Державної судової адміністрації України чи начальником територіального управління Державної судової адміністрації України).

Акти вустановленому порядку реєструються в службі персоналу та підшиваються в окрему справу. У Журналі видачі посвідчень робляться відмітки про знищені бланки та посвідчення. 

Додаток 1 до Інструкції

Зразок та опис посвідчення працівника апарату

місцевого/ апеляційного суду

              № 000/000

              № 000/000

Керівник апарату суду

Посвідчення являє собою прямокутник розміром 95 х 70 мм, виготовлений із твердого картону в шкіряній або шкірозамінній обкладинці темно-червоного кольору, складеній на згин у вигляді книжки. У верхнійчастинізовнішнього боку обкладинкипосвідчення у згорнутомувиглядірозміщенозображення малого ДержавногоГербаУкраїни, нижче виконується напис великими друкованими літерами "ПОСВІДЧЕННЯ".

Зображення малого Державного Герба України та напис"ПОСВІДЧЕННЯ"виконуютьсятисненнямпід золото.

Внутрішня площина посвідчення у розгорнутому вигляді виконується з паперу із нанесенням захисної фонової сітки жовтого кольору у формі малого Державного Герба України.

У лівій частині внутрішньої площини посвідчення у верхньому правому куті розташований номер посвідчення.

Номери посвідчень (бланків посвідчень) містять код суду та трьохзначну нумерацію від 001 до 999, розділені знаком ″/″.

Код суду визначається відповідно до Довідника кодів судів загальної юрисдикції України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 13 серпня 2012 року № 97.

У середній частині посвідчення чорним кольором вносяться відомості щодо прізвища, ім'я, по батькові працівника, зазначається займана ним посада та ставиться підпис керівника апарату відповідного суду.

У правій частині внутрішньої площини посвідчення у правому верхньому куті передбачено місце для кольорової фотокартки працівника, ліворуч від фотокартки розташовано зображення малого Державного Герба України, під яким нанесено надпис темно-червоного кольору "Посвідчення", та дублюється номер посвідчення. У нижньому лівому куті правої частини площини посвідчення зазначається термін його дії.

Підпис керівника апарату суду та фотокартка скріплюються гербовою печаткою відповідного суду. Внутрішня площина посвідчення може ламінуватися термоплівкою.

Додаток 2 до Інструкції

Зразок та опис посвідчення керівника апарату

місцевого суду, заступника керівника апарату

місцевого суду

              № 000/000

              № 000/000

Начальник територіального

управлінняДержавної судової

адміністраціїУкраїни в ________  області

Посвідчення являє собою прямокутник розміром 95 х 70 мм, виготовлений із твердого картону в шкіряній або шкірозамінній обкладинці темно-червоного кольору, складеній на згин у вигляді книжки. У верхнійчастинізовнішнього боку обкладинкипосвідчення у згорнутомувиглядірозміщенозображення малого ДержавногоГербаУкраїни, нижче виконується напис великими друкованими літерами "ПОСВІДЧЕННЯ".

Зображення малого Державного Герба України та напис"ПОСВІДЧЕННЯ"виконуютьсятисненнямпід золото.

Внутрішня площина посвідчення у розгорнутому вигляді виконується з паперу із нанесенням захисної фонової сітки жовтого кольору у формі малого Державного Герба України.

У лівій частині внутрішньої площини посвідчення у верхньому правому куті розташований номер посвідчення.

Номери посвідчень (бланків посвідчень) містять код суду та трьохзначну нумерацію від 001 до 999, розділені знаком ″/″.

Код суду визначається відповідно до Довідника кодів судів загальної юрисдикції України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 13 серпня 2012 року № 97.

У середній частині чорним кольором вносяться відомості щодо прізвища, ім'я, по батькові працівника, зазначається займана ним посада та ставиться підпис начальника територіального управління Державної судової адміністрації України.

У правій частині внутрішньої площини посвідчення у правому верхньому куті передбачено місце для кольорової фотокартки працівника, ліворуч від фотокартки розташовано зображення малого Державного Герба України, під яким нанесено надпис темно-червоного кольору "Посвідчення", та дублюється номер посвідчення. У нижньому лівому куті правої частини площини посвідчення зазначається термін його дії.

Підпис начальника територіального управління Державної судової адміністрації України та фотокартка скріплюються гербовою печаткою відповідного територіального управління.

Внутрішня площина посвідчення може ламінуватися термоплівкою.

Додаток 3 до Інструкції

Зразок та опис посвідчення керівника апарату

апеляційного суду, заступника керівника апарату

апеляційного суду

              № 000/000

              № 000/000

           Голова

           Державної судової

           адміністрації України

Посвідчення являє собою прямокутник розміром 95 х 70 мм, виготовлений із твердого картону в шкіряній або шкірозамінній обкладинці темно-червоного кольору, складеній на згин у вигляді книжки. У верхнійчастинізовнішнього боку обкладинкипосвідчення у згорнутомувиглядірозміщенозображення малого ДержавногоГербаУкраїни, нижче виконується напис великими друкованими літерами "ПОСВІДЧЕННЯ".

Зображення малого Державного Герба України та напис"ПОСВІДЧЕННЯ"виконуютьсятисненнямпід золото.

Внутрішня площина посвідчення у розгорнутому вигляді виконується з паперу із нанесенням захисної фонової сітки жовтого кольору у формі малого Державного Герба України.

У лівій частині внутрішньої площини посвідчення у верхньому правому куті розташований номер посвідчення.

Номери посвідчень (бланків посвідчень) містять код суду та трьохзначну нумерацію від 001 до 999, розділені знаком ″/″.

Код суду визначається відповідно до Довідника кодів судів загальної юрисдикції України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 13 серпня 2012 року № 97.

У середній частині чорним кольором вносяться відомості щодо прізвища, ім'я, по батькові працівника, зазначається займана ним посада та ставиться підпис Голови Державної судової адміністрації України.

У правій частині внутрішньої площини посвідчення у правому верхньому куті передбачено місце для кольорової фотокартки працівника, ліворуч від фотокартки розташовано зображення малого Державного Герба України, під яким нанесено надпис темно-червоного кольору "Посвідчення" та дублюється номер посвідчення. У нижньому лівому куті правої частини площини посвідчення зазначається термін його дії.

Підпис Голови Державної судової адміністрації України та фотокартка скріплюються гербовою печаткою Державної судової адміністрації України.

Внутрішня площина посвідчення може ламінуватися термоплівкою.

Додаток 4до Інструкції

КАРТКА ОБЛІКУ ВИДАНИХ ПОСВІДЧЕНЬ