Положення про архів Любешівського районного суду Волинської області

ПОЛОЖЕННЯ
про архів Любешівського районного суду Волинської області

1. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" в Любешівському районному суді Волинської області (далі - суді) створюється архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів є самостійним структурним підрозділом суду (архів суду).
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архівний підрозділ Любешівського районного суду Волинської області.

Положення про архів суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом РДА та затверджується головою суду.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків працівника архіву визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду.
6. Основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах суду;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок суду) документів Національного архівного фонду до архівного відділу райдержадміністрації;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від канцелярії суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від канцелярії суду відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Архіваріус призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

У разі відсутності архіваріуса його обов’язки виконує працівник апарату суду на підставі наказу керівника апарату суду.

Архіваріус безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з кадрових питань (особового складу);

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

особові архівні документи працівників суду;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації суду - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із канцелярії суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву суду одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архіву суду відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року №1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за №1421/26198.