ОГЛЯД обліково-статистичної роботи Любешівського районного суду Волинської області за 2025 рік

ОГЛЯД

обліково-статистичної роботи

Любешівського районного суду Волинської області

за 2025 рік

Відповідно до листа ТУ ДСА України в Волинській області від 30.12.2025 №2614/03-21 «Про подання звітів про стан здійснення правосуддя за 2025 рік» та з метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи суду за 2025 рік, керівником апарату Горщар Р. І. проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Любешівському районному суді Волинської області.

Організаційна робота Любешівського районного суду Волинської області протягом 2025 року здійснювалась відповідно до плану роботи суду, який щоквартально розроблявся керівником апарату та подавався на затвердження голові суду. Керівник апарату доводила план роботи суду до всіх працівників суду та контролювала виконання зазначених у ньому завдань.

Питання ведення судового діловодства є одним із основних напрямків  роботи суду.

Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 №814, зі змінами (далі Інструкція) діловодство в суді велось в автоматизованій системі документообігу суду (далі АСДС), з врахуванням методичних рекомендацій по використанню комп’ютерної програми  «Діловодство-3» (далі КП«Д-3»).

Відповідно до посадових інструкцій, за здійснення обліку справ і матеріалів що надходять до суду, внесення інформації в АСДС відповідали працівники канцелярії, секретарі судових засідань та помічники суддів відповідно до функціональних обов’язків.

  Відповідальними працівниками канцелярії суду протягом 2025 року проводилась безперервна робота з реєстрації справ та матеріалів, що надходили до суду та робота з наповнення інформацією КП «Д-3». Прийом та реєстрація всіх справ та матеріалів, що надходили до суду здійснювались щоденно в робочий час, в тому числі документів, що надходили через підсистему «Електронний суд».

 Передавання судових справ та процесуальних документів для розгляду відбувалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року №39, зі змінами (далі Положення АСДС) та відповідно до  Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) ЄСІТС (далі Положення ЄСІТС), затвердженого рішенням ВРП №1845/0/15-21 від 17 серпня 2021 року (зі змінами).

 Керівництвом суду контролювалась правильність реєстрації справ, а саме: під час автоматизованого розподілу судових справ, керівником апарату одночасно здійснювалась перевірка правильності їх реєстрації, зокрема: зазначення номера справи, номера провадження, учасників процесу, визначення категорії справи, достовірність внесення інформації що справляння судового збору, тощо.

Розподіл судових справ здійснювався в день їх реєстрації в суді на підставі інформації, внесеної до АСДС керівником апарату  Горщар Р. І., а за її відсутності  особою, уповноваженою наказом ТУ ДСА України в Волинській області на виконання її обов’язків, а після призначення - заступником керівника апарату Філюк  Т. С.  Автоматизований розподіл проводився відповідно до Положення АСДС та і Положення ЄСІТС з урахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу Любешівського районного суду Волинської області.

Повторний автоматизований розподіл справ здійснювався за вмотивованими розпорядженнями керівника апарату (за її відсутності  особою, уповноваженою на виконання її обов’язків) у визначених законодавством випадках, відповідно до Положення АСДС та Положення ЄСІТС.

Неавтоматизований розподіл справ між суддями протягом 2025 року у Любешівському районному суді Волинської області не здійснювався.

Особливе місце при плануванні роботи суду відводиться питанням підготовки та подання статистичної звітності. У планах роботи суду зазначались контрольні терміни подання звітів та відповідальні особи, що дало можливість керівнику апарату здійснювати постійний контроль за своєчасністю подання звітів.

До призначення заступника керівника апарату, на якого посадовою інструкцією покладено обов’язок забезпечення ведення судової статистики, організаційні заходи з підготовки та подання статистичної звітності здійснювала керівник апарату. Відповідно до щоквартальних наказів керівника апарату формування та подання окремих форм квартальної звітності протягом року було покладено на старшого секретаря суду та головного спеціаліста.

Протягом 2025 року, враховуючи аналіз типових помилок, що допущені місцевими загальними судами Волинської області при складанні звітів про стан здійснення правосуддя за 2024 рік. Керівником апарату вживалися вичерпні заходи щодо належної організації роботи з формування статистичної звітності. Приділялась особлива увага організації роботи канцелярії суду, заповненню документів первинного обліку, веденню судового діловодства. Здійснювалась перевірка повноти і правильності внесення інформації до АСДС в тому числі про рух судової справи під час перебування її у провадженні відповідного судді.

Проблемні питання, що виникали під час використання програми та внесення користувачами КП «Д-3» первинних даних, розглядалися на зборах трудового колективу та виробничих нарадах. Під час виробничих нарад на постійній основі обговорювалися труднощі, які виникали у процесі підготовки до звітного періоду, акцентувалася увага на дотриманні виконавської дисципліни, сумлінному виконанні посадових обов’язків, ретельному опрацюванні інструктивних і методичних матеріалів, що регламентують обліково-статистичну діяльність суду, а також на необхідності підвищення працівниками рівня професійної кваліфікації.

Відповідно до Програми виробничого навчання працівників Любешівського районного суду Волинської області на 2025 рік до переліку тем включались питання, що стосуються обліково-статистичної роботи суду в цілому та окремих питань щодо заповнення ОСК.  Відповідальним працівником (Тарасевич С. В.) проводилося навчання з секретарями судових засідань, секретарем суду, помічниками суддів щодо вивчення  методичних матеріалів з обліково-статистичної роботи.

На контролі керівництва суду постійно перебувало питання наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: щокварталу узагальнювалась інформація щодо направлення  копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, стан наповнення ЄДРСР обговорювався на виробничих нарадах. Електронні копії судових рішень направлялись в ЄДРСР відповідно до вимог, визначених  Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, формувались згідно з вимогами Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169 (зі змінами) та зберігались в окремій номенклатурній справі. Вівся журнал обліку сформованих карток. Щоквартально головним спеціалістом (спочатку Приймак  В. О., згодом Михальчук О.М.) подавався звіт  щодо кількості сформованих карток.

Річні статистичні звіти про роботу суду складались на основі інформації внесеної в АСДС з використанням методичних рекомендацій щодо подання і формування річних форм звітності про стан здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами ДСА України та роз’яснень територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області. Звіти за 2024 рік формувались в автоматичному режимі та були скеровані до ТУ ДСА України в Волинській області згідно затверджених термінів. Порушень виконавської дисципліни не спостерігалось. Відомчі звіти роздруковані, підписані, підшиті та зберігаються в окремій номенклатурній справі.

Відповідальними працівниками своєчасно подавались підтвердження до показників, що потребують додаткової перевірки. Порушень виконавської дисципліни не виявлено.

Найтиповішими недоліками при формуванні звітів залишаються:

• неповне або недостовірне внесення інформації до обліково-статистичних карток;
• зміна шаблонів звіту.

Наказом керівника апарату від 30.12.2025 №36/04-07 «Про проведення заходів щодо своєчасного та належного подання відомчих звітів за 2025 рік» визначені відповідальні особи за підготовку та направлення річної звітності  (головний спеціаліст Михальчук О. П. - 1-лт, 10, 1-мзс, 1-ЄЗ, 1-а, 1-п,1-ц, 1-к, 6-7-8, та секретар суду Гарманюк В.С. -  1-ПК) та затверджено ряд заходів щодо підготовки та подання відомчої звітності за участю заступника керівника апарату Філюк Т.С.

Відповідальними особами за подання річних відомчих звітів за 2025 рік у зв’язку із наближенням звітного періоду, додатково перевірено на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Волинського апеляційного суду.

Заходи дисциплінарного впливу до осіб, відповідальних за подання відомчих звітів протягом звітного року не застосовувались.          

Відповідальні особи, протягом звітного періоду, працювали над підвищенням рівня самоосвіти.

Таким чином, за підсумками огляду обліково-статистичної роботи, можна зробити висновок, що обліково-статистична робота в суді ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду відповідальним особам після здійснення огляду обліково-статистичної роботи Любешівського районного суду Волинської області  рекомендовано:

- продовжити організацію роботи з ведення судової статистики в суді шляхом надання методичної допомоги працівникам суду з проведенням навчання, у разі необхідності, в  частині заповнення ОСК документів первинної реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду;

- посилити співпрацю з працівниками суду, які безпосередньо здійснюють первинний облік ОСК;

- винести на розгляд суддів та працівників суду питання ведення судової статистики по завершенню звітного періоду 2025 року.