Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ОГЛЯД
обліково-статистичної роботи
Любешівського районного суду Волинської області
за 2021 рік
Відповідно до листа ТУ ДСА України в Волинській області від 30.12.2021 №3355/03-21 «Про подання відомчих звітів за 2021 рік» та з метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи суду за 2021 рік, керівником апарату Горщар Р.І. проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Любешівському районному суді Волинської області.
Питання ведення судового діловодства та судової статистики є одним із основних напрямків організаційної роботи суду.
Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 №814, зі змінами (далі Інструкція), діловодство в суді ведеться в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3» (далі АСДС), відповідно до Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду», затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 зі змінами та доповненнями (далі Положення), методичних рекомендацій по використанню комп’ютерної програми «Діловодство-3» (далі КП«Д-3»).
Відповідно до посадових інструкцій за здійснення обліку справ і матеріалів, що надходять до суду, внесення інформації в АСДС відповідають працівники канцелярії суду, секретарі судових засідань та помічники суддів відповідно до функціональних обов’язків.
Відповідальними працівниками апарату суду ведеться безперервна робота з наповнення інформацією КП «Д-3», реєстрації справ та матеріалів, що надходять до суду. Протягом 2021 року працівниками канцелярії суду було організовано прийом та реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.
Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи керівником апарату Горщар Р.І., за її відсутності особами, уповноваженими наказом керівника апарату на виконання її обовязків. Автоматизований розподіл проводиться за правилами, встановленими Положенням та Засадами використання автоматизованої системи документообігу Любешівського районного суду Волинської області.
Керівництвом суду контролюється правильність реєстрації справ, а саме: під час автоматизованого розподілу судових справ, керівником апарату одночасно здійснюється перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номера справи, номера провадження, учасників процесу, визначення категорії справи тощо.
Повторний автоматизований розподіл справи здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду у визначених законодавством випадках, відповідно до Положення.
Неавтоматизований розподіл справ між суддями протягом 2021 року у Любешівському районному суді Волинської області не здійснювався.
Керівником апарату щоквартально розробляється план роботи суду, з яким ознайомлюються всі працівники суду. Особливе місце при плануванні роботи суду відводиться питанням підготовки та подання статзвітності. У планах зазначаються контрольні терміни подання звітів та відповідальні особи, що дає можливість керівнику апарату здійснювати постійний контроль за своєчасністю подання звітів.
Наказами керівника апарату від 22.07.2020 №34/01-07 «Про покладання обов’язків» тимчасово, на період відсутності заступника керівника апарату (соціальна відпустка) обов’язки відповідального за здійснення ведення судової статистики покладено на Водоніс Т.С., старшого секретаря суду. Відповідно до наказів керівника апарату формування та подання окремих форм звітності покладено на секретаря суду Гарманюк В. С., головного спеціаліста Тарасевича С. В. , секретаря судових засідань Будько І.М..
Протягом 2021 року відповідальним працівником за ведення судової статистики та подання відомчих звітів (Водоніс Т.С.), враховуючи аналізи типових помилок, що допущені місцевими загальними судами Волинської області при складанні звітів про стан здійснення правосуддя за 2020 рік вживалися вичерпні заходи щодо належної організації вказаної ділянки роботи. Приділялась особлива увага організації роботи канцелярії суду, веденню первинного обліку стану обліково-статистичної роботи, заповненню документів первинного обліку. Здійснювалась перевірка повноти і правильності внесення інформації до АСДС в тому числі про рух судової справи під час перебування її у провадженні відповідного судді.
Проблемні питання, які виникли у ході використання програми і заповнення первинних даних користувачами КП „Д-3” обговорювались на зборах трудового колективу, виробничих нарадах. На виробничих нарадах постійно обговорювалися проблемні питання, які виникали під час підготовки до звітного періоду, наголошувалося на дотримання виконавської дисципліни, добросовісне виконання своїх посадових обов’язків, на детальне опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, які регламентують обліково-статистичну роботу суду та підвищення працівниками свого кваліфікаційного рівня, проводилося опитування у формі „запитання-відповідь” працівників апарату суду, які здійснюють первинний облік документів та осіб, відповідальних за формування первинних форм звітності та фіксувалося протоколами.
Відповідно до Програми виробничого навчання працівників Любешівського районного суду Волинської області на 2021 рік до переліку тем, включені питання, що стосуються обліково-статистичної роботи суду. Відповідальним працівником проводилося навчання з секретарями судових засідань, секретарем суду, помічниками суддів щодо методичних матеріалів з обліково-статистичної роботи, які знаходяться за шляхом: „Мій комп’ютер” – „Диск-С” – „Папка D-3” – „Папка Client” – „Папка Documents”.
На контролі керівництва суду постійно перебуває питання наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: щокварталу узагальнюється інформація щодо направлення копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, стан наповнення ЄДРСР обговорюється на виробничих нарадах. Електронні копії судових рішень направляються в ЄДРСР відповідно до вимог, визначених Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження формуються згідно з вимогами Інструкції
щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169 та зберігаються в окремій номенклатурній справі.
Статистичні звіти про роботу суду складаються на основі інформації внесеної в АСДС з використанням методичних рекомендацій щодо подання і формування річних форм звітності про стан здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами ДСА України та роз’яснень територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області. Подаються звіти за допомогою функцій КП «Д-3».
Річні звіти за 2020 рік формувались в автоматичному режимі та були скеровані до ТУ ДСА України в Волинській області згідно затверджених начальником територіального управління термінів. Порушень виконавської дисципліни не спостерігалось. Відомчі звіти роздруковані, підписані, підшиті та зберігаються в номенклатурній справі №03-06.
У разі необхідності, відповідальними працівниками своєчасно подавались підтвердження до показників, що потребують додаткової перевірки. Порушень виконавської дисципліни не спостерігалось.
Найтиповішими недоліками при формуванні звітів залишаються:
Відповідальними особами за подання річних відомчих звітів за 2021 рік (Водоніс Т.С., Гарманюк В.С.) у зв’язку із наближенням звітного періоду, додатково перевірено на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Волинського апеляційного суду.
Заходи дисциплінарного впливу до осіб, відповідальних за подання відомчих звітів протягом звітного року не застосовувались.
Відповідальні особи, протягом звітного періоду, працювали над підвищенням рівня самоосвіти.
Таким чином, за підсумками огляду обліково-статистичної роботи, можна зробити висновок, що обліково-статистична робота в суді ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.
З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду відповідальній особі (Водоніс Т. С.) після здійснення огляду обліково-статистичної роботи Любешівського районного суду Волинської області рекомендовано:
- продовжити організацію роботи з ведення судової статистики в суді шляхом надання методичної допомоги працівникам суду з проведенням навчання, у разі необхідності, в частині заповнення ОСК документів первинної реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду,
- посилити співпрацю з працівниками суду , які безпосередньо здійснюють первинний облік ОСК.
Звернути увагу секретарів судових засідань на постійне наповнення ОСК даними в КП «Д-3» в частині призначених, відкладених судових засідань, а також зупинення провадження у справах. Належне виконання даної ділянки роботи одночасно забезпечить внесення даних в Рубрику призначених до розгляду судових справ на веб-сайті суду в мережі «Інтернет»
Керівник апарату Горщар Р.І.
_03_03.png)
