Аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2019 р.

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи

Любешівського районного суду Волинської області

за 2019 рік

З метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи суду за 2019 рік та враховуючи рекомендації за наслідками контрольного вивчення стану організації роботи суду працівниками ТУ ДСА України в Волинській області, яке було проведено 22.05.2019 року, Любешівським районним судом Волинської області проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді.

Метою аналізу є: виявлення недоліків у роботі Любешівського районного суду Волинської області з питань первинного обліку справ і матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем, виявлених у процесі аналітичного дослідження.

Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17 грудня 2013 року №173 (далі Інструкції) діловодство в суді ведеться в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», відповідно до Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду», затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 із змінами та доповненнями, інструкцій, затверджених ДСА України і методичних рекомендацій по використанню комп’ютерних програм «Д-З» та за результатами Довідки за наслідками контрольного вивчення стану організації роботи Любешівського районного суду Волинської області за період роботи з 01.01.2018 до 22.05.2019.

Організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань канцелярії суду здійснює старший секретар суду Водоніс Т.С.

До складу канцелярії входить секретар суду Гарманюк В.С.

Виконання справ і матеріалів кримінального провадження, справ і матеріалів про адміністративні правопорушення здійснює секретар суду Гарманюк В.С., справ і матеріалів цивільного та адміністративного проваджень – старший секретар суду Водоніс Т.С.

Відповідальними працівниками апарату суду ведеться безперервна робота щодо наповнення інформації до КП «Д-3», справ та матеріалів, що надходять до суду. Протягом 2019 року працівниками апарату суду було організовано прийом та реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.

На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 03.07.2012 №75, працівники апарату суду заповнюють відомості про судовий збір, які вносяться до автоматизованої системи діловодства суду. Відповідно до наказу голови суду від 11.03.2013 № 13/01-06 (із змінами) за здійснення первинного обліку справ і матеріалів визначено старшого секретар суду Водоніс Т.С. та секретаря суду Гарманюк В.С.

Канцелярією суду за 2019 рік було прийнято та зареєстровано:

Вхідної кореспонденції 4341 документів;

Вихідної кореспонденції 4909 документів.

Дотримуючись вимог спільного наказу Державної судової адміністрації України та Державної податкової служби України від 26.02.2013 №30/44 «Про затвердження порядку надання судам загальної юрисдикції інформації про реєстраційні номери облікових карток платників податків боржників та стягувачів», наказом голови суду від 11.03.2013 №12/01-06 визначено секретаря суду Гарманюк В.С. відповідальною за подання в електронній формі та з використанням електронного цифрового підпису запитів до ДФС України про реєстраційні номери облікових карток платників податків боржників та стягувачів.

Слід зазначити, що на виконання листа Волинського апеляційного суду, Любешівський районний суд Волинської області, у разі подання апеляційної скарги, разом з паперовою справою надсилають відскановані матеріали справи (на диску, приєднаному до справи або в електронному вигляді на електронну адресу суду) до початку функціонування підсистем та модулів ЄСІТС у повному обсязі.

Документообіг в суді ведеться у електронному вигляді за допомогою функцій автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3».

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та Засадами використання автоматизованої системи документообігу Любешівського районного суду Волинської області.

Автоматичний розподіл судових справ проводиться, відповідно до наказу суду від 26.11.2019 №95/01-06 «Про визначення відповідальних осіб за здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями», старшим секретарем суду, а у випадку її відсутності – секретарем суду.

Керівництвом суду контролюється правильність реєстрації справ, а саме під час автоматичного розподілу судових справ, в.о. керівника апарату одночасно здійснюється перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номера справи та номера провадження, учасників процесу, визначення категорії справи тощо.

Повторний автоматичний розподіл справи здійснюється за письмовим розпорядженням в.о.керівника апарату суду у визначених законодавством випадках, відповідно до Положення.

У номенклатурній справі №03-13 за 2019 рік знаходяться розпорядження про призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ (за 2019 рік - 58).

Неавтоматичний розподіл справ між суддями протягом 2019 року не здійснювався.

У судових справах підшиваються протоколи автоматизованого розподілу судової справи між суддями, протоколи передачі судової справи раніше визначеному складу суду, розпорядження керівника апарату суду про призначення повторного автоматичного розподілу справ, протоколи повторного автоматичного розподілу справ, протоколи неможливості автоматичного розподілу справ та звіт неможливості автоматичного розподілу справ.

Наказами керівника апарату суду визначаються права користувачів автоматизованої системи документообігу суду. У разі прийняття на посаду нових працівників апарату суду, виносяться накази про надання їм прав користувачів в автоматизованій системі документообігу суду.

 Відповідно до наказу суду від 27.03.2019 №28/01-06, від 26.06.2019 №52/01-06, від 27.09.2019 №83/01-06, від 18.12.2019 №104/01-06 відповідальними особами за подання відомчих звітів за І квартал 2019 року, за ІІ квартал 2019 року, за ІІІ квартал 2019 року, за 2019 рік є заступник керівника апарату суду Л.Д. Артишук-Березюк (звіти за формами №1-Л, №1-мзс, №2-ВД, №1-лт, №1-к, №6-8), старший секретар суду Т.С. Водоніс (звіти за формами №10, №1-а, №1-ц), секретар суду В.С. Гарманюк (звіти за формами №1-п, 1-АМ).

Протягом 2019 року відповідальними працівниками за ведення судової статистики та подання відомчих звітів, враховуючи аналізи типових помилок, що допущені місцевими загальними судами Волинської області при складанні звітів про стан здійснення правосуддя за 2018 рік, за І півріччя 2019 року вживалися вичерпні заходи щодо належної організації вказаної ділянки роботи. Приділяється особлива увага на організацію роботи канцелярії суду, веденні первинного обліку стану обліково-статистичної роботи, заповненню документів первинного обліку, повноті і правильності заповнення реквізитів обліково-статистичної картки по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Що стосується проблемних питань, які виникають у ході використання програми і заповнення первинних даних користувачами КП „Д-3”, вони обговорюються на зборах трудового колективу, більше того, керівником апарату суду у формі „запитання-відповідь” перевіряються знання та звертається особлива увага на Інструкції та методичні рекомендації щодо формування різних форм звітності, затверджених наказами ДСА України. На виробничих нарадах постійно обговорювалися проблемні питання, які виникали під час підготовки до звітного періоду, наголошувалося на дотримання виконавської дисципліни, добросовісне виконання своїх посадових обов’язків, на детальне опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, які регламентують обліково-статистичну роботу суду та підвищення працівниками свого кваліфікаційного рівня, проводилося опитування у формі „запитання-відповідь” працівників апарату суду, які здійснюють первинний облік документів та осіб, відповідальних за формування первинних форм звітності та фіксувалося протоколами.

Статистичні звіти про роботу суду складаються на основі документів первинного обліку відповідно до вимог Інструкцій по судовій статистиці, роз’яснень та рекомендацій Державної судової адміністрації, територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

Крім того,  відповідальними особами за подання відомчих звітів, у зв’язку із наближенням звітного періоду, додатково перевірено на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Волинського апеляційного суду.

Заходи дисциплінарного впливу до осіб, відповідальних за подання відомчих звітів не застосовувалися.          

Відповідно до Програми виробничого навчання працівників Любешівського районного суду Волинської області на 2019 рік до переліку тем, включені питання, що стосуються обліково-статистичної роботи суду.  Відповідальними працівниками проводилося навчання з секретарями судових засідань, секретарями суду, помічниками суддів та заступником керівника апарату суду щодо інструктивних та методичних матеріалів щодо обліково-статистичної роботи, які знаходяться за шляхом: „Мій комп’ютер” – „Диск-С” – „Папка D-3” – „Папка Client” – „Папка Documents”.

Відповідальні особи, протягом звітного періоду,  працювали над підвищенням рівня самоосвіти.

На контролі керівництва суду постійно перебуває питання наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: щокварталу узагальнюється інформація щодо направлення  копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, стан наповнення ЄДРСР обговорюється на нарадах. Електронні копії судових рішень направляються в ЄДРСР відповідно до вимог, визначених  Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Протягом періоду, що аналізується, особливу увагу керівництво суду приділяло контролю за строками розгляду судових справ та вказані питання періодично обговорювалися на нарадах.

Журнали, передбачені Інструкцією з діловодства, ведуться в паперовому вигляді, прошиті, пронумеровані, скріплені підписом голови суду та гербовою печаткою. В усіх журналах наявні підписи відповідних осіб про отримання документів, справ, матеріалів тощо.

Журнали судових засідань справ усіх проваджень та конверти робочих і архівних копій фонограм судового засідання оформлені відповідно до вимог Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 №108 (із змінами і доповненнями).

Передача справ секретарями судових засідань для виконання до канцелярії суду здійснюється за допомогою КП «Д-3».

Відповідальною за облік кримінальних проваджень у суді є секретар суду Гарманюк В.С..

Наповнення автоматизованої системи документообігу картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження та картками обліку сум шкоди, завданої злочином здійснюється помічниками суддів. Картки ведуться належним чином, містять усі необхідні реквізити та заповнюються своєчасно.

Дотримуючись вимог п.4.5 Інструкції щодо заповнення картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 №21, заступник керівника апарату Артишук-Березюк Л.Д. здійснює контроль щодо невідшкодованих сум по картках обліку сум шкоди, завданої злочином.

У суді ведеться облік речових доказів та виконання судових рішень щодо них. Відповідальною за приймання, облік, зберігання речових доказів у суді, відповідно до наказу суду від 03.01.2019 № 7/01-06, визначено секретаря суду Гарманюк В.С., а у разі її відсутності – старшого секретаря суду Водоніс Т.С.

Наказом суду від 03.01.2019 № 7/01-06 також затверджено склад комісії для перевірки стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання або в разі звільнення відповідальної особи. Головою комісії визначено в.о. керівника апарату суду Артишук-Березюк Л.Д., членами комісії – головного спеціаліста Приймак В.О. та судового розпорядника Малекторович Ю.А.

Речові докази реєструються у журналі обліку речових доказів. Журнал пронумеровано, прошнуровано, скріплено підписом та печаткою. Журнал ведеться належним чином та містить усі необхідні записи.

Речові докази зберігаються в приміщенні тимчасового архіву канцелярії суду в металевому сейфі.

Відповідно до вимог п. 11.14 Інструкції з діловодства у січні та липні 2019 року комісією у присутності відповідальної особи проводилась перевірка стану та умов зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання за наслідками якої було складено відповідні акти.

Відповідальною особою за облік цивільних справ позовного провадження в суді є старший секретар суду Водоніс Т.С. Облік справ вказаної категорії ведеться в електронному вигляді.

Відповідальною за облік адміністративних справ у суді є старший секретар Водоніс Тетяна Стахівна. Облік справ вказаної категорії ведеться в електронному вигляді.

Відповідальною за облік справ про адміністративні правопорушення у суді є секретар суду Гарманюк Валентина Степанівна.

На лицьовому боці обкладинки справи зазначені всі необхідні реквізити передбачені п. 28.2 Інструкції з діловодства. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі, який підписаний працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження) із зазначенням свого прізвища. Матеріали підшито до справи нитками через п’ять або три проколів.

Рішення звертаються до виконання відповідно до вимог Інструкції з діловодства. У матеріалах справи наявні копії супровідних листів, що підтверджують своєчасне та повне виконання судового рішення.

В суді щоквартально розробляється план роботи суду, який містить  в собі інформацію щодо конкретного заходу, посади виконавця, а також відмітки  про виконання. З планами роботи суду ознайомлюються всі працівники суду.

Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження формуються згідно з вимогами Інструкції 
щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169 та зберігаються в окремій номенклатурній справі.

Висновки і пропозиції:

Обліково-статистична робота в суді ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду:

- посилити контроль за веденням діловодства, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, повноті і правильності заповнення реквізитів обліково-статистичної картки по відношенню до матеріалів справи (судового рішення);

- планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики;

- працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, детально вивчати інструктивні та методичні матеріали;

- вживати заходів дисциплінарного стягнення або дисциплінарного впливу, а також заходів заохочення до працівників, на яких покладено обов’язки щодо первинного обліку справ та матеріалів і звітності на місцях та враховувати результати проведеної роботи при визначенні розміру преміювання.

- проводити періодичні перевірки виконання працівниками апарату суду посадових обов’язків, в тому числі здійснювати періодичні перевірки користувачів КП „Д-3” та відповідальних осіб за ведення судової статистики на знання інструктивних та методичних матеріалів.

- додатково перевіряти на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Волинського апеляційного суду.

Артишук-Березюк 217 97