Аналіз стану ведення кадрового діловодства в 2012 році

                               А Н А Л І З

                               стану ведення кадрового діловодства

                       в Любешівському районному суді в 2012 році

Ведення кадрового діловодства в Любешівському  районному суді Волинської області (далі – суд) проводиться з дотриманням вимог Конституції України, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та інших нормативно-правових актів, що регламентують проходження державної служби в судових органах, Кодексу законів про працю та  Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСА України від 02.03.07 № 24.

Робота з кадрами суду ведеться згідно плану роботи суду та плану роботи кадрової служби на рік та кожний квартал відповідного року.

Організаційне керівництво роботою кадрової служби здійснює керівник апарату суду Новаковська В.І.. Також на неї покладено ведення кадрового діловодства в частині ведення кадрів щодо суддів. Ведення кадрів щодо працівників апарату суду покладено на заступника керівника апарату Бомк О.В.

Правила внутрішнього трудового розпорядку в суді прийняті загальними зборами трудового колективу Любешівського районного суду (протокол від 9 лютого 2011 року №8), введенні в дію наказом від 09.02.2011 №14/01-06 та доведені до відома всіх працівників суду. Також вони розміщенні на дошці оголошень в холі приміщення суду.

Штатним розписом суду на 2012 рік передбачено 24 штатних одиниці , з них: 4 посади суддів; 14 – державних службовців, 3 – службовця, 3 – інші працівники. Станом на 31.12.2012 в суді  вакантна 1  посада - архіваріуса.

На кінець 2012 року в суді працювало: 4 судді, 15 державних службовців, з яких 1 перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьохрічного віку, 2 службовці, 5 працівники, які відносяться до обслуговуючого персоналу.

Указом Президента  України від 24 квітня 2012 року № 286/2012 «Про призначення  суддів»  призначений Глинянчук Віталій Дмитрович  суддею  Любешівського районного суду Волинської області  строком на п'ять років.

Рішенням Вищої ради юстиції від 5 вересня  2012 року № 999/0/15-12 «Про призначення на посаду голови Любешівського районного суду Волинської області» призначено Хомича В.І. на посаду голови Любешівського районного суду Волинської області строком на п’ять років, з 5 вересня 2012 року по 4 вересня 2017 року включно.

За кількісним та якісним складом в суді  працює: за статтю - 14 жінок та 12 чоловіків; за віком – до 30 років 7 осіб, з 30 до 40 років – 12 осіб, з 41 до 50 років – 7 осіб ; за освітою – неповна та базова вища освіта – 8 осіб, повна вища освіта – 11 осіб, середня освіта – 7 осіб.

В суді розроблені та затверджені наказами керівника апарату від 05.01.2011 № 4/01-06 та від 16.11.2010 № 33/01-06 посадові інструкції працівників апарату суду. З даними посадовими інструкціями ознайомлені працівники апарату суду.

Відповідно до Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 25.03.2011 року № 14, наказом голови суду від 25.10.2011 № 32/01-06 затверджено посадову інструкцію помічника судді. З даною посадовою інструкцією ознайомлені помічники суддів.

Відповідно до вимог ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» наказом керівника апарату суду від 04.01.2011 № 52/01-06 за погодженням з  головою суду затверджене Положення про канцелярію Любешівського районного суду Волинської області. Дане Положення визначає основні завдання, функції, права канцелярії суду, структуру та організацію роботи канцелярії, відповідальність працівників канцелярії суду. Дане Положення доведене до відома суддів та працівників апарату суду.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 № 2453-VI та Положення про службу судових розпорядників та організацію її діяльності, затвердженого наказом ДСА України від 14.07.2011 № 112, погодженого рішенням Ради суддів України від 24 червня 2011 року № 32, з метою забезпечення організації діяльності служби судових розпорядників Любешівського районного суду Волинської області наказом керівника апарату від 21.07.2011 року № 24/01-06 за погодженням з головою суду затверджено Положення про службу судових розпорядників районного суду Волинської області та організацію її діяльності.

Положення про апарат Любешівського районного суду погоджено начальником ТУ ДСА України у Волинській області 25.10.12  та затверджено рішенням зборів суду № 17 від 30.10.12.

Кадрова документація зберігається в окремих номенклатурних справах відповідно до затвердженої номенклатури справ.

В суді сформована необхідна нормативна база з питань кадрової роботи. В користуванні є двотомний довідник «Правове регулювання діяльності державних службовців України», довідник з кадрової роботи для керівників та спеціалістів апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції, працює система комплексного інформаційного забезпечення «Ліга Закон», а також є доступ до всесвітньої мережі Інтернет. Відповідальні працівники постійно слідкують за новелами та змінами в чинному законодавстві з питань кадрової роботи.

         Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату суду проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України  від 29.07.93 № 58. В суді ведеться книга обліку  руху трудових книжок та вкладишів до них. До трудових книжок відомості про призначення, звільнення, переведення, про заохочення, про присвоєння рангів вносяться вчасно та відповідно до наказів.

          На кожного суддю та працівника апарату суду ведуться особові справи.

Особові справи суддів та працівників апарату суду підшиті в обкладинки та зареєстровані в книзі обліку руху особових справ суду. Усі документи в особових справах підшиваються точно за датами та нумеруються наскрізною нумерацією. Документи особових справ суддів та працівників апарату суду  поновлюються один раз на п'ять років.

Особові картки (форма П-2 ДС) заповнюються згідно вимог Інструкції по заповненню Особових карток (форма П-2 ДС), затвердженої наказом Мінстату України 26.12.95 № 343.

Особові справи звільнених працівників передані до архіву, їм присвоєно архівні номери.

Особові справи та трудові книжки суддів та працівників апарату суду є документами для службового користування, зберігаються в металевому сейфі.

У ІV розділі особової картки П-2 ДС здійснюється облік наданих щорічних відпусток. Відпустки працівникам суду надаються в основному згідно графіка відпусток, який розроблений із врахуванням перш за все специфіки роботи суду, затверджений головою суду та погоджений уповноваженою особою від трудового колективу. Але в деяких випадках на вимогу працівника та за погодженням у встановленому порядку щорічна відпустка переноситься.

Призначення на посади державних службовців проводиться  відповідно до Закону України «Про державну службу».

Конкурс на заміщення вакантних посад державних службовців проводиться у відповідності до вимог Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.02 № 169,  наказу Головдержслужби України  від 08.07.2011 № 164 " Про затвердження Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців"  та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців Любешівському   районному суді Волинської області, який затверджений наказом суду від 27.03.2012 № 13/01-06.

Склад конкурсної комісії суду затверджений наказом керівника апарату  від 27.03.2012 № 13/01-06. Розроблено відповідні комплекти екзаменаційних білетів для проведення іспиту на заміщення вакантних посад із врахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду. Екзаменаційні білети затверджені головою конкурсної комісії.

В 2012 році було проведено один конкурс на заміщення вакантної посади державного службовця – секретаря судових засідань.

За результатами  складання іспиту та проведеної співбесіди конкурсною комісією рекомендовано керівнику апарату на вакантну посаду секретаря судових засідань призначити  Гичук О.М.

Призначення державних службовців на вакантні посади в порядку переведення, за результатами стажування здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 01.12.94 р. № 804 «Про затвердження Положення про порядок стажування в державних органах».

 В 2012 році за результатами стажування жодного працівника апарату суду не було переведено на іншу посаду.

Наказом суду від 25.10.2010 № 29/01-06 затверджено Положення про проведення атестації державних службовців Любешівського районного суду Волинської області.

Відповідно до вимог наказу Головдержслужби України від 31.10.03            № 122 «Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків та завдань» та наказу суду від 25.01.2012 № 5/01-06 «Про проведення щорічної оцінки виконання у  2011 році державними службовцями суду  покладених на них обов’язків і завдань» в лютому 2012 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків та завдань.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.01 № 199 «Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби» в суді сформований кадровий резерв на посади державних службовців, який переглядається в грудні кожного року. Час від часу проводиться робота із кадровим резервом на посади державних службовців по вивченню чинного законодавства та судової практики.

        Список кадрового резерву на посади державних службовців Любешівського районного суду Волинської області на 2012 рік було переглянуто в грудні 2011 року  і затверджено наказом .

         Керівником апарату підготовлені розрахунки стажу  суддів та розрахунки стажу державної служби працівників апарату суду для своєчасного встановлення надбавки за вислугу років.

В 2012 році 2 суддям встановлювалась надбавка  за вислугу років. Щодо встановлення надбавок працівникам апарату суду, то в 2012 році такі надбавки встановлені  3 працівникам апарату суду.

Присвоєння чергових рангів державним службовцям здійснюється наказом на підставі подання безпосереднього керівника з дотриманням вимог Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 № 658. В 2012 році присвоєно чергові ранги державних службовців 2 працівникам апарату суду.

В суді встановлена система «Картка» ЄДСК «Кадри», в яку постійно вносяться всі необхідні дані на державних службовців. Щоквартально в ТУ ДСА в Волинській області подається звіт за формою № 1 «Кількісний склад державних службовців за категоріями» та направляються електронні особові картки державних службовців.

Підготовка проектів наказів здійснюється керівником апарату суду та заступником керівника апарату. Реєстрація наказів здійснюється відокремлено по питаннях та роках в журналах реєстрації наказів. Накази суду реєструються в окремих журналах, залежно від тематики наказів (з особового складу, відпустках, основної діяльності суду тощо). Оригінали наказів підшиваються в номенклатурних справах у хронологічному порядку.

На виконання ст. 12 Закону України “Про засади запобігання і протидії корупції” та ст. 13 Закону України «Про державну службу»  судді, державні службовці суду, в строк до 1 квітня 2012 року, подали  декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2011 рік, які в подальшому були приєднані до їх особових справ.

         В суді постійно ведеться робота із працівниками суду щодо запобігання і протидії корупції, головою суду затверджений план заходів на 2012 рік щодо запобігання і протидії корупції, звернено особливу увагу на звернення громадян, в яких вбачається порушення державними службовцями антикорупційного законодавства. В ТУ ДСА в Волинській області подається  інформація про виконання вимог Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції». На даний час порушень антикорупційного  законодавства  суддями та працівниками апарату суду не виявлено.

         В суді в 2012 році не застосовувалась практика продовження терміну перебування на державній службі.

Щодо подання звітної інформації по кадрових питаннях, то дана ділянка роботи суду здійснюється на належному рівні: звіти з кадрових питань подаються вчасно у встановлені графіками терміни. Також подаються до центру зайнятості звіти про зайнятість населення: Звіт про наявність вакансій (№3-ПН); звіт про прийнятих працівників (№5-ПН), Звіт про планове вивільнення працівників, Звіт про фактичне вивільнення працівників. Копії цих звіт направляються для відома ТУ ДСА в Волинській області.

         Отже, підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновки, що кадрове діловодство в суді організоване та ведеться на належному рівні. Відповідальним працівника необхідно постійно працювати на підвищенням свого професійного рівня та не допускати помилок у роботі.