Аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2018 рік

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи

Любешівського районного суду Волинської області

за 2018 року

Відповідно до листів ТУ ДСА України в Волинській області „Про подання відомчих звітів за 2018 рік” від 21.12.2018 року №2637/03-25 та „Щодо типових переліку питань та методичних рекомендацій” від 28.12.2018 року №2680/03-25, з метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи суду за 2018 рік, Любешівським районним судом Волинської області проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді.

Метою аналізу є: виявлення недоліків у роботі Любешівського районного суду Волинської області з питань первинного обліку справ і матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем, виявлених у процесі аналітичного дослідження.

Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17 грудня 2013 року №173 (далі Інструкції) діловодство в суді ведеться в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», відповідно до Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду», затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 із змінами та доповненнями, інструкцій, затверджених ДСА України і методичних рекомендацій по використанню комп’ютерних програм «Д-З».

Відповідальними працівниками апарату суду ведеться безперервна робота щодо наповнення інформації до КП «Д-3», справ та матеріалів, що надходять до суду. Протягом 2018 року працівниками апарату суду було організовано прийом та реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Автоматичний розподіл справ здійснювався на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

Керівництвом суду контролюється правильність реєстрації справ, а саме під час автоматичного розподілу судових справ, в.о. керівника апарату одночасно здійснюється перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номера справи та номера провадження, учасників процесу, визначення категорії справи тощо.

Повторний автоматичний розподіл справи здійснюється за письмовим розпорядженням в.о.керівника апарату суду у визначених законодавством випадках, відповідно до Положення.

 Відповідно до наказу в.о.керівника апарату суду від 21 грудня 2018 року №63/01-06,  відповідальними особами за подання відомчих звітів за 2018 рік є заступник керівника апарату суду Л.Д. Артишук-Березюк (звіти за формами №1-Л; 1-к; №6-8; №1-мзс;), старший секретар суду Т.С. Водоніс (звіти за формами №1-а; №1-Ц; №10;), секретар суду В.С. Гарманюк (звіт за формою №1-п; 1-АП).

Протягом 2018 року відповідальними працівниками за ведення судової статистики та подання відомчих звітів, враховуючи аналізи типових помилок, що допущені місцевими загальними судами Волинської області при складанні звітів про стан здійснення правосуддя за 2017 рік, вживалися вичерпні заходи щодо належної організації вказаної ділянки роботи. Приділяється особлива увага на організацію роботи канцелярії суду, веденні первинного обліку стану обліково-статистичної роботи, заповненню документів первинного обліку, повноті і правильності заповнення реквізитів обліково-статистичної картки по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Що стосується проблемних питань, які виникають у ході використання програми і заповнення первинних даних користувачами КП „Д-3”, вони обговорюються на зборах трудового колективу, більше того, керівником апарату суду у формі „запитання-відповідь” перевіряються знання та звертається особлива увага на Інструкції та методичні рекомендації щодо формування різних форм звітності, затверджених наказами ДСА України. На виробничих нарадах постійно обговорювалися проблемні питання, які виникали під час підготовки до звітного періоду, наголошувалося на дотримання виконавської дисципліни, добросовісне виконання своїх посадових обов’язків, на детальне опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, які регламентують обліково-статистичну роботу суду та підвищення працівниками свого кваліфікаційного рівня, проводилося опитування у формі „запитання-відповідь” працівників апарату суду, які здійснюють первинний облік документів та осіб, відповідальних за формування первинних форм звітності та фіксувалося протоколами.

Статистичні звіти про роботу суду складаються на основі документів первинного обліку відповідно до вимог Інструкцій по судовій статистиці, роз’яснень та рекомендацій Державної судової адміністрації, територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

Крім того, відповідно до Програми виробничого навчання працівників Любешівського районного суду Волинської області на 2018 рік до переліку тем, включені питання, що стосуються обліково-статистичної роботи суду.  Відповідальними працівниками проводилося навчання з секретарями судових засідань, секретарями суду, помічниками суддів та заступником керівника апарату суду щодо інструктивних та методичних матеріалів щодо обліково-статистичної роботи, які знаходяться за шляхом: „Мій комп’ютер” – „Диск-С” – „Папка D-3” – „Папка Client” – „Папка Documents”. Крім того, відповідальні особи, протягом звітного періоду,  працювали над підвищенням рівня самоосвіти.

На контролі керівництва суду постійно перебуває питання наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: щокварталу узагальнюється інформація щодо направлення  копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, стан наповнення ЄДРСР обговорюється на нарадах. Електронні копії судових рішень направляються в ЄДРСР відповідно до вимог, визначених  Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Протягом періоду, що аналізується, особливу увагу керівництво суду приділяло контролю за строками розгляду судових справ та вказані питання періодично обговорювалися на нарадах.

В суді щоквартально розробляється план роботи суду, який містить  в собі інформацію щодо конкретного заходу, посади виконавця, а також відмітки  про виконання. З планами роботи суду ознайомлюються всі працівники суду.

Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження формуються згідно з вимогами Інструкції 
щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 року №169 та зберігаються в окремій номенклатурній справі.

Крім того,  відповідальними особами за подання відомчих звітів, у зв’язку із наближенням звітного періоду, додатково перевірено на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Волинського апеляційного суду.

Заходи дисциплінарного впливу до осіб, відповідальних за подання відомчих звітів не застосовувалися.          

Висновки і пропозиції:

Обліково-статистична робота в суді ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду:

- посилити контроль за веденням діловодства, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, повноті і правильності заповнення реквізитів обліково-статистичної картки по відношенню до матеріалів справи (судового рішення);

- планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики;

- працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, детально вивчати інструктивні та методичні матеріали;

- вживати заходів дисциплінарного стягнення або дисциплінарного впливу, а також заходів заохочення до працівників, на яких покладено обов’язки щодо первинного обліку справ та матеріалів і звітності на місцях та враховувати результати проведеної роботи при визначенні розміру преміювання.

- проводити періодичні перевірки виконання працівниками апарату суду посадових обов’язків, в тому числі здійснювати періодичні перевірки користувачів КП „Д-3” та відповідальних осіб за ведення судової статистики на знання інструктивних та методичних матеріалів.

- додатково перевіряти на помилки картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, у справах, які перебували на розгляді Апеляційного суду Волинської області.

 В.о. керівника апарату                                                    Л.Д. Артишук-Березюк     

Приймак 217 97