Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
№ 4 від 29 березня 2018 року
ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ
ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ У ЛЮБЕШІВСЬКОМУ РАЙОННОМУ СУДІ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Любешівському районному суді Волинської області (далі -- Засади) розроблено та затверджено відповідно до положень Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних мережах», Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року, та інших нормативно-правових актів.
1.2. Ці Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26 листопада 2010 року з подальшими змінами та доповненнями (далі -- Положення), у Любешівському районному суді Волинської області (далі – суді).
1.3. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу суду, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням, а також наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
1.4. У суді використовується комп’ютерна програма документообігу загальних судів «Д-3» (далі – КП «Д-3»).
1.5. З впровадженням у суді Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи згідно з статтею 15-1 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» ці Засади до внесення відповідних змін застосовуються у частині, що не суперечить Положенню про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему.
2.1. Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтується на таких принципах:
- об'єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
- оперативності та неупередженості внесення до програми даних;
- достовірності внесеної до програми інформації;
- захисту інформаційних ресурсів від стороннього несанкціонованого втручання;
- відкритості інформації про автоматично розподілені справи, що надійшли уперше;
- відкритості інформації про стан розгляду справ;
- централізованого зберігання процесуальних та інших документів, що виготовлені у суді;
- відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної у програму.
3.1 Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних;
- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;
- використання електронного цифрового підпису для підписання оригіналу електронного документа суду;
- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
- індексацію документів та їх контекстний пошук;
- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;
- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
- надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
- передачу судових справ до електронного архіву;
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
3.2. Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, обов’язки та права яких щодо використання автоматизованої системи документообігу суду визначаються наказом керівника апарату суду.
3.3. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію у межах наданих їм прав.
3.4. Користувачі КП «Д-3» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.
3.5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, встановлену законом.
3.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст (спеціаліст з інформаційних технологій).
3.7. На письмову вимогу судді керівник апарату суду надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю суду.
4.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів, коефіцієнтів складності справ залежно від їх категорії.
4.2. Коефіцієнти складності справ визначаються рішенням зборів суддів суду.
4.3. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.
4.4. Керівник апарату суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.
4.5. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо вона триває більше трьох робочих днів.
4.6. Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.
4.7. Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню, зокрема:
- клопотання про проведення обшуку;
- скарги щодо захисту прав людини – стаття 206 Кримінального процесуального кодексу України (далі – КПК, КПК України);
- заяви про забезпечення позову до надходження позовної заяви;
- подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;
- подання про примусове проникнення до житла.
4.8. У разі відсутності судді на роботі (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) матеріали про адміністративні правопорушення, розподілені на суддю завчасно передавати до канцелярії суду для повторного автоматичного розподілу з метою недопущення пропущення строків притягнення особи до відповідальності.
4.9. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших випадках, у яких судді не можуть здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у наступний робочий день, коли відпали відповідні обставини. За настання наведених обставин тривалістю понад 14 днів матеріали кримінальних проваджень передаються апеляційному суду для визначення підсудності у порядку статті 34 КПК України. Передача справ адміністративної юрисдикції з одного суду до іншого здійснюється у порядку та з підстав, передбачених у статті 29 КАС України, цивільних справ – відповідно до статті 31 ЦПК України.
4.10. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл раніше розподілених справ не проводиться.
4.11. Дні, в які справи не розподіляються конкретному судді, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження цьому судді при автоматизованому розподілі судових справ.
4.12. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- один раз на календарний рік за 14 календарних днів до початку відпустки тривалістю 14 і більше календарних днів. Інші відпустки, протягом календарного року, що становлять 14 і більше календарних днів, судові справи не розподіляються судді за 5 робочих днів до відпустки;
- за 3 робочих дні до початку відпустки тривалістю більше 5 календарних днів;
- за 1 робочий день до початку відпустки тривалістю до 5 календарних днів включно;
- у період відпустки судді;
- за 14 робочих днів до відрядження тривалістю більше 14 календарних днів;
- за 3 робочих дні до відрядження тривалістю більше 7 календарних днів;
- за 1 робочий день до відрядження тривалістю до 7 робочих днів включно;
- у дні відрядження;
- під час тимчасової непрацездатності;
- за 2 місяці до закінчення повноважень судді;
- у інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4.13. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
4.14. У випадку, коли у суді з об’єктивних причин правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.
5.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:
- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень;
- клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 КПК України;
- при надходженні до суду справ після додаткової перевірки, належного оформлення та усунення недоліків тощо.
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів.
5.2. Клопотання та скарги по одному і тому ж кримінальному провадженню, які відповідно до процесуального закону розглядаються слідчим суддею, передаються раніше визначеному слідчому судді.
5.3. При надходженні до суду в один день кількох протоколів про адміністративні правопорушення щодо однієї особи автоматизований розподіл здійснюється у першій зареєстрованій справі, решта справ передаються на розгляд раніше визначеному судді.
5.4. Судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації, у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження; клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню, заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах.
5.5. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. У разі відсутності судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), ухвалу якого скасовано, такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду.
6.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади, встановлюються наступні коефіцієнти:
- голова суду – 1,0;
7.1. Суддями Любешівського районного суду Волинської області розглядаються кримінальні провадження, справи про адміністративні правопорушення, цивільні та адміністративні справи.
7.2. Також в суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.
7.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою КП «Д-3» визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
8.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів, такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому Положенням.
8.2. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку статті 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.
Ці Засади вводяться в дію з 30 березня 2018 року.
_03_03.png)
