Аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2015 рік

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи

Любешівського районного суду Волинської області

за 2015 рік

Відповідно до листа ТУ ДСА України в Волинській області про подання відомчих звітів за 2015 рік від 21.12.2015 року №5119/03-25 та з метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи суду за 2015 рік, Любешівським районним судом Волинської області проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді.

Метою аналізу є: виявлення недоліків у роботі Любешівського районного суду Волинської області  з питань первинного обліку справ і матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем, виявлених у процесі аналітичного дослідження.

Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів України» та Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17 грудня 2013 року №173 (далі Інструкція) діловодство в суді ведеться в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», відповідно до Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду», затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 із змінами та доповненнями (далі Положення), Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджених рішенням зборів суддів Любешівського районного суду Волинської області від 31.08.2015 року №21 та інструкцій і методичних рекомендацій по використанню комп’ютерної програми «Д-З».

Відповідно до п.14 Типового положення про апарат місцевого, апеляційного судів, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 28.09.2012 року №115 та п.п.25 п.3.9 Положення про апарат Любешівського районного суду Волинської області, затвердженого рішенням зборів суддів Любешівського районного суду Волинської області від 26.02.2015 року №6 керівником апарату суду протягом 2015 року  було здійснено організаційне забезпечення ведення судової статистики та прийом і реєстрацію, відповідальними працівниками суду, всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Працівниками суду активно використовується функціонал КП „Д-3”, ведеться безперервна робота по наповненню інформацією, справ та матеріалів, що надходять до суду. Автоматичний розподіл справ здійснювався на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

Керівником апарату суду контролюється правильність реєстрації справ, а саме під час автоматичного розподілу судових справ одночасно здійснюється перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номеру справи та номера провадження, учасників процесу, визначення категорії справи тощо.

Повторний автоматичний розподіл справи здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, в.о. керівника апарату суду у визначених законодавством випадках, відповідно до Положення.

 Відповідно до наказу керівника апарату суду від 22 грудня 2015 року №35/01-06,  відповідальними особами за подання відомчих звітів за 2015 рік є заступник керівника апарату суду Л.Д. Артишук (звіти за формами №1-1-ОП;  1-Л; №1; №1-1; №4; №6-8;), старший секретар суду Т.С. Водоніс (звіти за формами №2-А; №2-Ц; №10;), секретар суду В.С. Гарманюк (звіт за формою №3).

Протягом 2015 року відповідальними працівниками за ведення судової статистики та подання відомчих звітів, враховуючи аналіз типових помилок, що допущені місцевими загальними судами Волинської області при складанні звітів про стан здійснення правосуддя за 2014 рік та І півріччя 2015 року, вживалися заходи щодо належної організації вказаної ділянки роботи.

На виробничій нараді суддів та працівників апарату суду 16.10.2015 року було обговорено питання щодо аналізу типових помилок, допущених під час складання звітів за І півріччя 2015 року. Наголошено на посилення персонального контролю відповідальних працівників за обліково-статистичну роботу в суді, а саме, складання звітності, заповнення обліково-статистичної картки, картки на особу та картки сум шкоди, на дотримання виконавської дисципліни, добросовісне виконання своїх посадових обов’язків, на детальне опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, які регламентують обліково-статистичну роботу суду та підвищення працівниками свого кваліфікаційного рівня.

Що стосується проблемних питань, які виникали у ході використання програми і заповнення первинних даних користувачами КП „Д-3”, вони обговорювалися на зборах трудового колективу, більше того, керівником апарату суду у формі „запитання-відповідь” перевірялися знання Інструкцій, що стосується діловодства та формування різних форм звітності (протоколи 10.08.2015 року, 10.09.2015 року, 16.10.2015 року, 26.10.2015 року, 06.11.2015 року, 09.11.2015 року, 16.11.2015 року, 23.11.2015 року, 30.11.2015 року, 07.12.2015 року, 14.12.2015 року, 21.12.2015 року).

З метою ефективної підготовки до звітного періоду для формування звітів в автоматичному режимі, відповідно до Програми виробничого навчання працівників Любешівського районного суду Волинської області на 2015 рік, до переліку тем були включені питання, що стосуються обліково-статистичної роботи суду. Відповідальними працівниками висвітлювалися дані питання та проводилося навчання з секретарями судових засідань, секретарями суду, помічниками суддів та заступником керівника апарату суду щодо інструктивних та методичних матеріалів обліково-статистичної роботи, які знаходяться за шляхом: „Мій комп’ютер” – „Диск-С” – „Папка D-3” – „Папка Client” – „Папка Documents”, (протоколи 25.06.2015 року, 24.09.2015 року, 22.12.2015 року), а також аналізувалися типові помилки при складанні відомчих звітів та при формуванні їх за допомогою ПК „Д-3” (27.03.2015 року, 22.12.2015 року).

Статистичні звіти про роботу суду складаються на основі документів первинного обліку відповідно до вимог інструкції по судовій статистиці, роз’яснень та рекомендацій Державної судової адміністрації, територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

На контролі керівництва суду постійно перебуває питання наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: щокварталу узагальнюється інформація щодо направлення  копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, стан наповнення ЄДРСР обговорюється на нарадах. Електронні копії судових рішень направляються в ЄДРСР відповідно до вимог, визначених  Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Протягом періоду, що аналізується, колектив суду активно брав участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення роботи суду, в тому числі й обліково-статистичної роботи. Особливу увагу керівництво суду приділяло контролю за строками розгляду судових справ та вказані питання періодично обговорювались на нарадах.

В суді щоквартально розробляється план роботи суду, який містить  в собі інформацію щодо конкретного заходу, прізвища посадової особи-виконавця, а також відмітки  про виконання. З планами роботи суду ознайомлюються всі працівники суду.

Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження формуються згідно з вимогами Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 року №162 та зберігаються в окремій номенклатурній справі.

Заходи дисциплінарного впливу до осіб, відповідальних за подання відомчих звітів не застосовувалися. Однак, за результатами обговорення допущених помилок у звітному періоді за І півріччя 2015 року до відповідальних працівників застосовано усне зауваження щодо недопущення подібних помилок та попереджено про застосування в подальшому більш жорстких заходів дисциплінарного впливу та врахування виконання ними посадових обов’язків при визначенні розміру преміювання або депреміювання.

Висновки і пропозиції:

Обліково-статистична робота в суді, незважаючи на кількість допущених помилок, ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики, однак дана ділянка роботи потребує покращення.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду:

- планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики, проводити керівником апарату суду періодичні перевірки виконання працівниками апарату суду користувачів КП „Д-3” та відповідальних осіб за ведення судової статистики на знання всіх інструктивних та методичних матеріалів та результати враховувати під час проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань;

- посилити персональний контроль керівника апарату суду за веденням діловодства, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку;

- посилити персональний контроль відповідальних працівників за обліково-статистичну роботу суду, а саме, складання звітності, заповнення обліково-статистичної картки, картки на особу та картки сум шкоди;

- працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, детально вивчати інструктивні та методичні матеріали;

- вживати заходів дисциплінарного впливу до працівників, на яких покладено обов’язки щодо первинного обліку справ та матеріалів і на яких покладено обов’язки ведення судової статистики, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи та враховувати результати проведеної роботи при визначенні розміру преміювання.

Голова суду                                                                                  В.І. Хомич

Артишук 217 97